Equipos remotos
March 6th, 2011Desde inicios del año pasado estoy trabajando con un equipo remoto en India. Mi trabajo es establecer objetivos en un testplan, coordinar el trabajo y fomentar buenas prácticas (definiendo como se hacen las cosas y microprocesos). A decir verdad aprendí bastante durante este último año, es algo difícil pero una vez que uno se acostumbra se pueden lograr muchas cosas.
Para empezar voy a describir los puntos que hay que tener en cuenta:
- Diferencias de tiempo: En mi caso el equipo remoto termina su día cuando yo empiezo el mío.
- Idioma: Si bien uno puede tener un buen nivel de inglés, a veces lleva un tiempo acostumbrarse a ciertos acentos
- Cultura: Muchos paises dondese terceariza suelen tener diferente forma de encarar el trabajo y tomar decisiones
- Tamaño de empresas involucradas: Las empresas donde se terceariza suelen ser muy grandes. En mi caso mi empresa es mediana y la tercearizada es enorme, así que suelen notarse diferencias entre la forma de trabajar de sus empleados y la mia.
- Medio de comunicación: Puede ser algo que parezca simple, pero hay que acostumbrarse a usar exclusivamente mails, teléfono, gtalk o similar, etc…No es lo mismo tener la posibilidad de explicar algo en persona que remotamente.
Consejos:
- Siempre organizarse durante el día una hora para preparar el trabajo que se quiere para el otro día.
- Llevar una planificación estimativa de las tareas para realizarse durante la semana.
- Tener directamente un “buffer” de tareas para cada persona ordenadas por prioridad. De esta forma si hay algún bloqueo con alguna tarea pueden pasar a la siguiente y no se tiene el recurso inactivo durante un día u horas.
- Mandar un mail diario a los integrantes del equipo remoto estableciendo objetivos y pautas para el día siguiente.
- Siempre establecer objetivos claros, explicando paso a paso como se quiere realizar una tarea. La forma más efectiva es hacer uno y que repitan el estilo (ejemplo, automatizacion de casos. Se automatiza uno y que el resto lo automaticen de esa misma forma)
- Asignar una parte de nuestro día para revisar el trabajo realizado por el equipo remoto.
- Hablar por teléfono a diario con el equipo remoto, al comienzo o al final de su día.
- Mantener wikis con templates y guías.
- Hacer que el equipo remoto documente en wikis, de esta forma si sacan un recurso de nuestro proyecto perderemos lo menos posible el conocimiento adquirido por esa persona.
- Tratar de mantener el expertise dentro del equipo local y no el remoto.
- Tener un calendario con los feriados del país donde se terceariza y mantener un calendario con las vacaciones de los integrantes del equipo.
- Asignar tareas con ticket, de esta forma es mas fácil de hacer un seguimiento del trabajo realizado o las tareas a realizar.
REMOTE TEAMS
From the beginings of the last year I’ve been working with a remote team located in India. My work is to establish objectives in a testplan, coordinate the work and encourage the team to follow good practices (defining how to do things and setting small processes). To be honest, I learned a lot during this last year, it is something difficult, but once you get use to it you can do a lot of things.
I’m going to start describing some points:
* Time differences: In my case, when I get to the office, the remote team is leaving.
* Language: Even if you have a good english level, it takes some time to get use to some accents.
* Culture: Some cultures has different ways to work and to take decisions.
* Size of the companies involved: In general, the offshore companies are very large. In my situation, my company is a mid size company and the offshore is huge, so it is not weird to see some differences in the work metodology.
* Comunication: This may sound simple, but it is important to use only mails, phone, gtalk or similar, etc… It is not the same to have the change to explain something personally to do it remotely.
Advices:
* Assign one hour during the day to prepare the work required to the next day.
* Follow an estimated plan of tasks to follow during the week.
* Create a buffer of tasks ordered by priority for each member of the team. With this, if there is any blocking issue with one of the task, they can go to the next one and so on.
* Assign some time of our day to review the work done by the remote team.
* Mantain a daily call with the remote team.
* Create wikis with templates and tutorials.
* Make the remote team to document everything into wikis, the idea is to mantain the knoledge in case of we loose that resource from the remote team.
* Try to keep the expertise in the local team, not into the remote one.
* Keep a calendar with the holidays from the remote country and the vacations of the team members.
* Assign the work in tickets, this will make easier to follow the progress of the work or to see the pending tasks.


